Aufbewahrung von Schulungsdaten: Fristen, Löschung, Nachweis

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für Schulungsdaten gibt es in Deutschland nicht. Für die meisten Unterweisungen im Arbeitsschutz verlangt das Gesetz zwar die Dokumentation, nennt aber keine Dauer. Die DGUV empfiehlt hier zwei Jahre. Feste Fristen gibt es nur in einzelnen Bereichen, etwa fünf Jahre für Weiterbildungsnachweise in der Versicherungsvermittlung oder je nach Fall fünf Jahre beziehungsweise ein Jahr im Strahlenschutz. Alles andere legt Ihr Unternehmen selbst fest. Maßgeblich sind dabei der Zweck, Verjährungs- und Prüfungsfristen und der Grundsatz der Speicherbegrenzung aus der DSGVO. Dieser Leitfaden zeigt HR und L&D, welche Fristen gelten, wie Sie eigene Fristen begründen und wie ein Löschkonzept für Lernplattformen aussieht.

Kurz gesagt

• Keine Einheitsfrist: Viele Vorschriften verlangen eine Unterweisung, regeln aber nicht, wie lange der Nachweis aufzubewahren ist.
• Orientierungswert Arbeitsschutz: Für Unterweisungsnachweise empfiehlt die DGUV Information 211-005 zwei Jahre.
• Feste Fristen nur in Spezialbereichen: zum Beispiel fünf Jahre nach § 7 VersVermV sowie fünf Jahre oder ein Jahr nach § 63 StrlSchV.
• Die DSGVO setzt den Rahmen: Schulungsdaten werden nur so lange personenbezogen gespeichert, wie der Zweck es erfordert. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.
• Ein Löschkonzept schafft Sicherheit: Es hält die Fristen je Schulungsart fest und dokumentiert, dass Löschungen tatsächlich erfolgen.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Unterweisungspflicht ist nicht gleich Aufbewahrungspflicht
• 2. Aufbewahrungsfristen für Schulungsnachweise im Überblick
• 3. Rechtsgrundlagen: Warum Sie Schulungsdaten speichern dürfen
• 4. Wann die Frist beginnt und warum Verjährung eine Rolle spielt
• 5. Welche Angaben ein Schulungsnachweis enthalten sollte
• 6. Zugriff, Löschung und Anonymisierung in der Lernplattform
• 7. Löschkonzept für Schulungsdaten in sechs Schritten
• Schulungsnachweise digital und strukturiert führen
• Unsere Sicht: Gute Nachweise entstehen im Kurs, nicht im Archiv
• Häufige Fragen
• Quellen

1. Unterweisungspflicht ist nicht gleich Aufbewahrungspflicht

Der wichtigste Schritt zur richtigen Frist ist eine klare Unterscheidung. Eine Vorschrift kann vorschreiben, dass Beschäftigte unterwiesen werden und dass die Unterweisung dokumentiert wird. Daraus folgt aber noch nicht, wie lange die Dokumentation aufbewahrt werden muss.

Die Arbeitsschutzverwaltung NRW macht das in ihrem Beratungsportal KomNet zu Aufbewahrungsfristen für Unterweisungsnachweise deutlich. Dort stehen zahlreiche Vorschriften, die eine Unterweisung verlangen, aber keine eigene Aufbewahrungsfrist enthalten:

• § 12 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
• § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)
• § 24 Sprengstoffgesetz (SprengG)
• § 5 Baustellenverordnung (BaustellV)
• § 12 Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
• § 14 Biostoffverordnung (BioStoffV)
• § 14 Gefahrstoffverordnung (GefStoffV)
• § 3 PSA-Benutzungsverordnung (PSA-BV)
• § 4 Lastenhandhabungsverordnung (LasthandhabV)

Für die Praxis heißt das: Wer eine Frist für Unterweisungsnachweise festlegt, trifft in den meisten Fällen eine eigene, begründete Entscheidung. Diese Entscheidung sollte nachvollziehbar sein, denn sie muss zwei Anforderungen zugleich erfüllen. Sie muss Nachweise lange genug sichern und darf Daten nicht länger speichern als nötig.

Dass dokumentiert wird, steht dagegen außer Frage. Die Arbeitsschutzverwaltung NRW zur Unterweisung der Beschäftigten nennt als Anlässe die Einstellung, eine Änderung des Aufgabenbereichs, neue Arbeitsmittel oder eine neue Technologie, jeweils vor Beginn der Tätigkeit. Hinzu kommen anlassbezogene und regelmäßige Wiederholungen. Alle diese Unterweisungen sind zu dokumentieren. Wie oft Sie konkret wiederholen sollten, erklärt unser Beitrag zu den Unterweisungsfristen im Arbeitsschutz.

2. Aufbewahrungsfristen für Schulungsnachweise im Überblick

Die folgende Tabelle fasst zusammen, was für typische Schulungsarten gilt. Sie ersetzt keine Prüfung im Einzelfall, ist aber ein belastbarer Ausgangspunkt für Ihr Löschkonzept.

Arbeitsschutz: zwei Jahre als Orientierung

Für Unterweisungen nach dem Arbeitsschutzrecht empfiehlt die DGUV Information 211-005 laut KomNet, die Nachweise zwei Jahre aufzubewahren. Diese Empfehlung ist ein guter Mindestwert. Viele Unternehmen wählen bewusst eine längere Frist, weil sie Nachweise auch für mögliche zivilrechtliche Ansprüche sichern wollen (mehr dazu in Kapitel 4). Wie eine saubere Unterweisungsdokumentation aufgebaut ist, zeigt unser Leitfaden Arbeitssicherheit: Unterweisung und Dokumentation.

Strahlenschutz: feste Frist nach § 63 StrlSchV

Eine der wenigen ausdrücklichen Fristen im Arbeitsschutz steht in der Strahlenschutzverordnung. Nach KomNet sieht § 63 StrlSchV je nach Zutrittsberechtigung zum Kontrollbereich eine Aufbewahrung von fünf Jahren oder einem Jahr vor. Betriebe mit Strahlenschutzbereichen sollten diese Frist in ihrem Löschkonzept gesondert ausweisen.

Versicherungsvermittlung: fünf Jahre nach § 7 VersVermV

Für bestimmte Gewerbetreibende in der Versicherungsvermittlung und -beratung schreibt § 7 Abs. 2 VersVermV vor, Nachweise über Weiterbildungsmaßnahmen fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Maßnahme durchgeführt wurde. Eine Weiterbildung im März 2026 ist also bis Ende 2031 aufzubewahren.

Datenschutz, Compliance und weitere Pflichtschulungen

Für Datenschutzschulungen nennt die DSGVO keine Frist in Jahren. Sie verlangt aber, dass Unternehmen ihre Maßnahmen nachweisen können. Die Datenschutzkonferenz (DSK) stellt in ihrem Kurzpapier Nr. 19 zur Verpflichtung von Beschäftigten klar: Die Verpflichtung der Beschäftigten auf den Datenschutz gehört zu den nach Art. 5 Abs. 2 und Art. 24 Abs. 1 DSGVO nachzuweisenden Maßnahmen und sollte aus Nachweisgründen ausreichend dokumentiert werden. Ähnliches gilt für Compliance-, AGG- und IT-Sicherheitsschulungen. Der Nachweis zeigt, dass das Unternehmen seine Organisationspflichten erfüllt. Einen Überblick über alle Pflichtthemen bietet unser Praxisleitfaden zu gesetzlichen Pflichtschulungen.

3. Rechtsgrundlagen: Warum Sie Schulungsdaten speichern dürfen

Schulungsdaten sind personenbezogene Daten. Name, Abteilung, Teilnahmedatum, Testergebnis und Zertifikat lassen sich einer bestimmten Person zuordnen. Für ihre Speicherung brauchen Sie deshalb eine Rechtsgrundlage und einen klaren Zweck.

Die passenden Rechtsgrundlagen

Die DSGVO erlaubt die Verarbeitung unter anderem, wenn sie zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Die maßgeblichen Vorschriften gibt etwa ein Urteil des EuGH auf EUR-Lex im Wortlaut wieder. Für Schulungsdaten bedeutet das typischerweise:

• Rechtliche Verpflichtung: Unterweisungen im Arbeitsschutz oder Weiterbildungen nach VersVermV müssen dokumentiert werden.
• Beschäftigungsverhältnis: Schulungen, die für die Tätigkeit erforderlich sind, gehören zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses.
• Berechtigtes Interesse: Das Unternehmen will nachweisen können, dass es seine Pflichten erfüllt hat, etwa gegenüber Behörden oder in einem Rechtsstreit.

Speicherbegrenzung und Ausnahmen von der Löschpflicht

Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nur so lange in identifizierbarer Form zu speichern, wie es für ihre Zwecke erforderlich ist. Gleichzeitig nimmt Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO Verarbeitungen von der Löschpflicht aus, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Beide Regeln finden Sie im zitierten EuGH-Urteil. Zwischen diesen beiden Polen liegt Ihre Frist: lang genug, um Ansprüche abwehren zu können, und kurz genug, um keine Daten auf Vorrat zu halten.

Schulungsnachweise als Teil der Accountability

Die Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit ordnet Schulungsnachweise in ihrer GDD-Praxishilfe zur Accountability ausdrücklich in die Rechenschaftspflicht ein. Art. 5 Abs. 2 DSGVO verlangt den Nachweis, dass die Datenschutzgrundsätze eingehalten werden, Art. 24 Abs. 1 DSGVO geeignete Maßnahmen und deren Nachweis. Schulungsnachweise sind damit nicht nur ein Risiko, das es zu minimieren gilt, sondern auch ein Beleg für gute Organisation. Wie eine nachweisbare Datenschutzunterweisung abläuft, beschreibt unser Beitrag zur DSGVO-Unterweisung von Mitarbeitern.

4. Wann die Frist beginnt und warum Verjährung eine Rolle spielt

Eine Frist ist nur so gut wie ihr Startpunkt. Drei Perspektiven helfen bei der Festlegung.

Gesetzlicher Fristbeginn

Wo eine Vorschrift den Beginn regelt, folgen Sie ihr. Das Beispiel § 7 VersVermV zeigt das typische Muster: Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Maßnahme stattfand. Dieses Muster hat einen praktischen Vorteil, denn Löschläufe lassen sich gebündelt einmal im Jahr durchführen.

Verjährung von Ansprüchen

Ein häufiger Grund für eine längere Aufbewahrung ist die Beweissicherung. Die regelmäßige Verjährungsfrist nach § 195 BGB beträgt drei Jahre. Sie beginnt nach § 199 BGB grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den maßgeblichen Umständen Kenntnis erlangt hat. Wer einen Unterweisungsnachweis gerade für die Abwehr solcher Ansprüche braucht, wird deshalb eine Frist wählen, die über die zwei Jahre der DGUV-Empfehlung hinausgeht. Halten Sie diese Begründung schriftlich im Löschkonzept fest.

Prüfungsrelevante Unterlagen

Manche Schulungsunterlagen hängen mit abrechnungsrelevanten Daten zusammen, zum Beispiel wenn Schulungszeiten vergütet oder Zuschläge gezahlt werden. Für Entgeltunterlagen nennt die Deutsche Rentenversicherung in ihrer Broschüre zur Betriebsprüfung eine Aufbewahrung bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Das gilt nicht automatisch für jeden Schulungsnachweis. Für die zugehörigen abrechnungsrelevanten Unterlagen kann es aber maßgeblich sein. Trennen Sie deshalb Teilnahmenachweis und Abrechnungsbeleg, damit jedes Dokument seiner eigenen Frist folgt.

Ein Rechenbeispiel

Eine Mitarbeiterin absolviert am 15. Juni 2026 die Erstunterweisung Arbeitssicherheit. Ihr Unternehmen legt im Löschkonzept fest: Aufbewahrung drei volle Kalenderjahre nach Ablauf des Schulungsjahres, damit der Zeitraum der Regelverjährung abgedeckt ist. Der Nachweis wird damit im Löschlauf Anfang 2030 geprüft. Hat die Mitarbeiterin inzwischen eine neuere Unterweisung zum selben Thema erhalten, kann der ältere Einzelnachweis je nach Konzept früher entfallen, solange die aktuelle Teilnahme belegt ist.

5. Welche Angaben ein Schulungsnachweis enthalten sollte

Datenminimierung beginnt nicht erst bei der Löschung, sondern schon beim Erfassen. Je schlanker der Nachweis, desto geringer das Risiko und desto einfacher die spätere Löschung.

Einen konkreten Mindestkatalog liefert § 7 Abs. 2 VersVermV. Danach enthalten Nachweise mindestens:

1. Name des Gewerbetreibenden oder Beschäftigten
2. Datum der Weiterbildung
3. Umfang der Maßnahme
4. Inhalt und Bezeichnung der Weiterbildung
5. Name oder Firma, Adresse und Kontaktdaten des Anbieters

Dieser Katalog ist auch für andere Schulungsarten ein gutes Muster. Bei einer Arbeitsschutzunterweisung ergänzen Sie typischerweise die unterweisende Person und den Anlass, etwa Ersteinweisung oder Wiederholung. Die GDD beschreibt in ihrer Praxishilfe, dass die Teilnahme je nach Kanal elektronisch in der Bildungshistorie oder über Teilnehmerverzeichnisse und Teilnahmebescheinigungen dokumentiert werden kann.

Was in den Nachweis gehört und was nicht

Eine ausführliche Anleitung zum Aufbau eines belastbaren Nachweises finden Sie in unserem Leitfaden Schulungsnachweise rechtssicher führen.

6. Zugriff, Löschung und Anonymisierung in der Lernplattform

Bei digitalen Schulungen entstehen mehr Daten als bei einer Papierliste: Lernfortschritte, Testergebnisse, Zertifikate, Benutzerkonten. Für Reporting und Nachweis ist das ein großer Vorteil. Es braucht aber auch klare Regeln, wer worauf zugreifen darf und wann Daten gelöscht werden.

Zugriff nach dem Need-to-know-Prinzip

Die Senatsverwaltung für Finanzen Berlin empfiehlt für Personalakten eine thematische Gliederung, damit nur die für einen Zweck erforderlichen Teilbereiche zugänglich sind. Dazu kommt ein eigenes Rechte- und Zugriffskonzept. Auf Schulungsdaten übertragen heißt das:

• Mitarbeitende sehen ihre eigenen Kurse, Ergebnisse und Zertifikate.
• Führungskräfte sehen den Erfüllungsstand ihres Teams, also erledigt oder offen, aber nicht jede Einzelantwort.
• HR und L&D verwalten Zuweisungen, Fristen und Nachweise.
• Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder Datenschutzbeauftragte erhalten Zugriff, soweit ihre Aufgabe es erfordert.

Hochschulen setzen das in ihren Lernplattformen ähnlich um. Die Hochschule Anhalt beschränkt in ihren Richtlinien zum Lernmanagementsystem den internen Zugriff auf Personen, die ihn unbedingt benötigen.

Löschen nach Zweckerreichung

Grundsätzlich gilt: Ist der Zweck erreicht, werden personenbezogene Unterlagen gelöscht, vernichtet oder zurückgegeben, sofern keine längere gesetzliche Aufbewahrung oder ein laufendes Verfahren entgegensteht. So formuliert es auch die Berliner Senatsverwaltung. Dieselbe Abwägung zwischen Nachweis und Speicherbegrenzung kennt HR aus dem Recruiting. Dort wird die Aufbewahrungsfrist für Bewerbungen ebenfalls aus dem Zweck und möglichen Ansprüchen abgeleitet. Wer beide Prozesse im selben Löschkonzept betrachtet, schafft einheitliche Regeln für den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.

Anonymisieren statt löschen

Nicht jede Information muss komplett verschwinden. Oft reicht es, den Personenbezug zu entfernen. Die Lernplattform des Hasso-Plattner-Instituts beschreibt in ihren Datenschutzhinweisen von openHPI einen klaren Grundsatz: Lernfortschritte, Prüfungsergebnisse und Leistungsbescheinigungen werden nur so lange gespeichert, wie sie für Teilnahmehistorie oder Leistungsnachweis benötigt werden, und danach gelöscht oder anonymisiert. Die Hochschule Anhalt sieht nach dem Ende des Studiums oder Beschäftigungsverhältnisses die Löschung des Accounts und die Anonymisierung von Foren- und Wiki-Beiträgen vor.

Für Unternehmen ist das besonders wertvoll. Anonymisierte Daten zeigen weiterhin, wie viele Beschäftigte einen Kurs abgeschlossen haben, wie lange er im Schnitt dauert und wo Lernende häufig hängen bleiben. So bleiben Kennzahlen für die Weiterentwicklung der Lerninhalte erhalten, ohne dass einzelne Personen erkennbar sind.

Austritt von Beschäftigten

Verlässt jemand das Unternehmen, entfällt der Zweck vieler Schulungsdaten nicht sofort. Nachweise über Pflichtunterweisungen können für die Abwehr späterer Ansprüche weiter gebraucht werden. Das Benutzerkonto in der Lernplattform wird dagegen in der Regel nicht mehr benötigt. Trennen Sie deshalb: Konto deaktivieren und später löschen, Nachweise bis zum Ende ihrer festgelegten Frist archivieren, Lern- und Aktivitätsdaten anonymisieren.

Sicherungskopien mitdenken

Ein Löschkonzept ist erst vollständig, wenn es auch Sicherungskopien und Exporte erfasst. Halten Sie fest, wie lange Backups vorgehalten werden und dass gelöschte Datensätze bei einer Wiederherstellung nicht wieder in den aktiven Bestand gelangen. Klären Sie außerdem, wo exportierte Teilnehmerlisten liegen, etwa als Tabellen in E-Mails oder auf Netzlaufwerken. Gerade solche Exporte geraten bei Löschläufen leicht in Vergessenheit.

7. Löschkonzept für Schulungsdaten in sechs Schritten

Die GDD-Praxishilfe verlangt ein Löschkonzept, das gesetzliche und betriebliche Aufbewahrungsfristen festlegt. Dazu gehört eine Dokumentation, dass Löschungen organisatorisch sichergestellt sind und tatsächlich durchgeführt werden. So setzen Sie das für Schulungsdaten um:

1. Bestand erfassen: Listen Sie alle Orte auf, an denen Schulungsdaten liegen: Lernplattform, Personalakte, Papierlisten, Exporte, E-Mail-Postfächer.
2. Datenkategorien bilden: Unterscheiden Sie Teilnahmenachweis, Zertifikat, Testergebnis, Lernfortschritt, Benutzerkonto und Kommunikationsdaten.
3. Fristen je Schulungsart festlegen: Übernehmen Sie gesetzliche Fristen wie die aus § 7 VersVermV oder § 63 StrlSchV. Für alle anderen Schulungen definieren Sie eine betriebliche Frist und schreiben die Begründung dazu, etwa die DGUV-Empfehlung oder die Verjährung.
4. Fristbeginn eindeutig regeln: Legen Sie fest, ob die Frist ab dem Schulungsdatum, ab Jahresende oder ab Austritt läuft. Ein Modell mit Fristbeginn zum Jahresende vereinfacht gebündelte Löschläufe.
5. Rollen und Rechte zuweisen: Bestimmen Sie, wer Zugriff hat, wer Löschläufe auslöst und wer sie freigibt.
6. Löschungen dokumentieren und prüfen: Protokollieren Sie jeden Löschlauf und überprüfen Sie das Konzept regelmäßig, etwa wenn neue Pflichtschulungen hinzukommen.

Checkliste für HR und L&D

• [ ] Gibt es für jede Pflichtschulung eine dokumentierte Aufbewahrungsfrist?
• [ ] Ist bei jeder betrieblichen Frist die Begründung festgehalten?
• [ ] Sind Teilnahmenachweise und abrechnungsrelevante Unterlagen getrennt?
• [ ] Sehen Führungskräfte nur den Erfüllungsstand und keine Einzelantworten?
• [ ] Werden Lern- und Aktivitätsdaten nach Fristablauf anonymisiert?
• [ ] Sind Backups und Exporte im Konzept berücksichtigt?
• [ ] Ist der oder die Datenschutzbeauftragte eingebunden?

Ein Beispiel aus dem Bereich Gleichbehandlung finden Sie in unserem Beitrag mit sechs Schritten zur AGG-Schulungsdokumentation. Er zeigt, wie sich Nachweis und Fristenlogik für ein einzelnes Thema konkret aufbauen lassen.

Schulungsnachweise digital und strukturiert führen

Ein Löschkonzept funktioniert am besten, wenn die Nachweise von Anfang an strukturiert entstehen. Genau dafür sind die digitalen Mitarbeiterschulungen von Mitarbeiterschulung ausgelegt: interaktive Kurse zu Arbeitssicherheit, Datenschutz und IT-Sicherheit, Compliance, AGG und Künstlicher Intelligenz, mit Zertifikaten, Reporting und rechtssicherer Nachweisdokumentation.

So sehen HR und L&D auf einen Blick, wer welche Pflichtschulung abgeschlossen hat, und erhalten Nachweise, die sich sauber in das eigene Fristen- und Löschkonzept einfügen. Mit Jahreslizenzen, individuellen Kursen und White-Label-Optionen passen wir das Angebot an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Entdecken Sie unsere digitalen Mitarbeiterschulungen und sprechen Sie uns zu Ihrem Schulungsportfolio an.

Unsere Sicht: Gute Nachweise entstehen im Kurs, nicht im Archiv

Wenn wir mit HR- und L&D-Teams über Schulungsdaten sprechen, beginnt das Gespräch oft mit der Frage nach der richtigen Frist. Unsere Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit DAX-Konzernen und dem Mittelstand zeigt: Die Frist ist wichtig, noch wichtiger ist aber, wie der Nachweis entsteht.

Ein Nachweis, der aus einer handschriftlichen Liste, einer nachträglich eingescannten Unterschrift und einer Tabelle im Netzlaufwerk zusammengesetzt wird, lässt sich kaum sauber verwalten. Niemand weiß genau, wo welche Kopie liegt, und jeder Löschlauf wird zur Suche. Ein digitaler Kurs dagegen erzeugt den Nachweis in dem Moment, in dem die Schulung abgeschlossen ist: mit Kurstitel, Datum, Ergebnis und Zertifikat an einem Ort.

Deshalb setzen wir auf interaktive Schulungsformate mit integrierter, rechtssicherer Nachweisdokumentation und Reporting. Das spart Verwaltungsaufwand, schafft Klarheit gegenüber Aufsichtsbehörden und Berufsgenossenschaften und macht ein Löschkonzept überhaupt erst praktikabel. Gleichzeitig bleibt der Blick frei für das Eigentliche: Lerninhalte, die begeistern, eine effektive Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Teams, die messbar leistungsfähiger werden.

Unser Rat: Behandeln Sie Fristen und Löschung nicht als Nachgedanken. Planen Sie sie von Anfang an mit, wenn Sie Ihr Schulungsprogramm aufsetzen. Dann wird aus einer Pflicht ein Prozess, der Ihr Unternehmen sicherer und Ihre Teams stärker macht.

Sebastian

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Unterweisungsnachweise im Arbeitsschutz aufbewahren?

Das Arbeitsschutzgesetz und die meisten Verordnungen schreiben keine Frist vor. Die DGUV Information 211-005 empfiehlt zwei Jahre. Viele Unternehmen wählen mit Blick auf die dreijährige Regelverjährung eine längere, schriftlich begründete Frist.

Darf ich Schulungsnachweise nach dem Austritt eines Mitarbeiters behalten?

Ja, solange ein Zweck besteht, etwa die Abwehr möglicher Rechtsansprüche oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Das Benutzerkonto in der Lernplattform wird dagegen meist nicht mehr benötigt und kann gelöscht werden. Nach Ablauf der festgelegten Frist werden auch die Nachweise gelöscht oder anonymisiert.

Gehören Schulungsnachweise in die Personalakte?

Sie können dort abgelegt werden, wenn die Personalakte thematisch gegliedert ist und der Zugriff auf die erforderlichen Teilbereiche beschränkt bleibt. Viele Unternehmen führen die Nachweise digital in der Bildungshistorie der Lernplattform. Entscheidend ist, dass Ablageort, Frist und Zugriffsrechte im Löschkonzept geregelt sind.

Müssen Testergebnisse genauso lange gespeichert werden wie das Zertifikat?

In der Regel nicht. Für den Nachweis reicht meist die Angabe, dass ein Test bestanden wurde, zusammen mit Kurs, Datum und Zertifikat. Einzelantworten und detaillierte Lernverläufe können früher gelöscht oder anonymisiert werden, sofern es keinen eigenen Zweck für sie gibt.

Wer legt die Aufbewahrungsfristen für Schulungsdaten fest?

Das Unternehmen als Verantwortlicher, in der Praxis meist HR gemeinsam mit L&D, dem Arbeitsschutz und dem oder der Datenschutzbeauftragten. Gesetzliche Fristen werden übernommen. Betriebliche Fristen werden begründet und im Löschkonzept dokumentiert.

Quellen

• KomNet: In welchen Vorschriften sind Aufbewahrungsfristen für Unterweisungen geregelt?
• Arbeitsschutz in NRW: Unterweisung der Beschäftigten
• DSK-Kurzpapier Nr. 19: Unterrichtung und Verpflichtung von Beschäftigten
• GDD-Praxishilfe DS-GVO: Accountability
• EUR-Lex: Urteil C-484/24
• Deutsche Rentenversicherung: Prüfung von A bis Z
• Senatsverwaltung für Finanzen Berlin: Rundschreiben zu Personalakten
• openHPI: Hinweise zum Datenschutz
• Hochschule Anhalt: Richtlinien des Lernmanagementsystems

Empfehlungen

• Schulungsnachweise rechtssicher führen: Leitfaden für HR und L&D
• Pflichtschulungen-Reporting: Kennzahlen, Nachweise, Aufbau
• Auditfähige Nachweise Schulung: So erstellen Sie geprüfte Dokumentation
• Ablaufende Zertifikate erinnern: So bleiben Sie rechtssicher